エクステンション留学@Seattleと海外ひとり旅の日記

社会人7年目にしてシアトルの University of Washington へ留学。現地生活やインターンの備忘録でしたが、帰国した現在は海外ひとり旅についてもあれこれ書きます。

インターン41日目:OutlookのInvitation(会議出席依頼)機能

インターンを始めて2か月が過ぎ、残すところあと4週間となりました。2週間後には学校の期末プレゼンやらレポート提出やらがあるのですが、仕事終わってから学校の課題をやるという気がまったく起こらないからなんとなく先延ばしになってます。月末にMemorial Day(祝日)があるのでそこで片づけるしかないかなー。

ずいぶん前にブログにも書いたMeetupのある団体とイベント共催の話を進めていて、その打合せを今週行うことになりました。日時と場所が確定したので、連絡の窓口になっているわたしはOutlookでInvitationを送ります。このInvitationという機能、その名の通り会議の招待(日本語版Outlookは「会議出席依頼」)で、簡単に言うと出席確認機能付きのメール。会議作成者が出席予定者を把握できるのはもちろん、招待の受信者側もOutlookアカウントとカレンダー機能を連携していれば自動的に会議予定がカレンダーにセットされます。

わたしがいた日本の会社はOutlookユーザーではなかったのですが、社内グループウェアでは同様の出席依頼を活用していました。でもあくまで社内に限った使用のみで、スケジュールを共有できない取引先に送ることはありません。たまに外資系のクライアントからこのInvitationが送られてくると(しかも何の前触れもなく)、対応方法がわからず見なかったことにしていました。

アメリカでインターンをしてみてわかったのですが、ここではInvitation文化はあたりまえに根付いていて、社内外問わず頻繁に送信されています。日本の感覚だとInvitationを送る前に「これから送りますんで返信よろしく」的なメールを一本入れてから、と余計めんどくさくなりそうだけど、Invitation自体がメールなのでそこにメッセージを添えるだけでOK。社内外の通知を一回で終わらせられるのでたぶん効率的なんだけど、わたしはOutlookになじみが薄いから、メールソフト何を使っているのかわからないクライアントに送りつけるのはやっぱり腑に落ちないなー。

<今日の新単語>
get one's ducks in a row:(何かのため)準備万端にする
tabular format:表形式
be incompatible with:~と矛盾する